Sou pequeno. Mas posso ter postura de empresa grande.

Sua empresa pode ser pequena no faturamento, no número de funcionários ou no tamanho da estrutura. Mas ela não precisa ser pequena na forma de pensar e administrar.

Existe uma frase que escuto com frequência entre pequenos empresários:

“Minha empresa é pequena. Isso é coisa para empresa grande.”

Normalmente ela aparece quando o assunto é planejamento, controle, indicadores, processos, treinamento, pesquisa, gestão de estoque ou alguma ferramenta administrativa.

Como se organização tivesse tamanho mínimo para começar.

Não tem.

Na realidade, acredito exatamente no contrário:

quanto menor a empresa, menos dinheiro ela tem para desperdiçar com erros que poderiam ser evitados.

Gestão não deveria depender do tamanho da empresa

Os princípios de uma boa gestão não foram criados exclusivamente para empresas com centenas de funcionários e milhões em faturamento.

Planejar.

Controlar.

Medir.

Definir responsabilidades.

Acompanhar resultados.

Gerenciar custos.

Organizar estoques.

Conhecer clientes.

Avaliar fornecedores.

Desenvolver pessoas.

Criar processos.

Nada disso exige que sua empresa seja grande.

O que muda é a complexidade da ferramenta utilizada.

Uma grande companhia pode precisar de um sofisticado sistema de gestão.

Uma pequena empresa talvez resolva a mesma necessidade com uma planilha bem construída.

O princípio é o mesmo. A escala é que muda.

“Faço assim há anos e sempre deu certo”

Existe outra frase muito comum:

“Sempre fiz desse jeito e continuo crescendo. Antes eu tinha uma bicicleta e hoje tenho um carro.”

Ótimo.

Crescer é importante.

Mas existe uma pergunta que raramente fazemos:

Será que poderia ter chegado até aqui mais rápido, ganhando mais e cometendo menos erros?

Experiência prática tem enorme valor.

Mas experiência não precisa significar aprender tudo por tentativa e erro.

Livros, universidades, cursos, metodologias e experiências de outras empresas existem justamente porque alguém já enfrentou muitos dos problemas que você está enfrentando agora.

Ignorar esse conhecimento significa, em muitos casos, pagar novamente para aprender uma lição que outra pessoa já pagou para descobrir.

Não copie o tamanho. Copie a inteligência.

Imagine uma grande empresa que possui dezenas ou centenas de veículos.

Ela controla quilometragem.

Consumo de combustível.

Manutenção.

Rotas.

Tempo de entrega.

Capacidade de carga.

Custo por entrega.

Disponibilidade dos veículos.

Com essas informações, consegue descobrir desperdícios, melhorar rotas e até prever quando precisará comprar outro veículo ou contratar mais pessoas.

O pequeno empresário olha para isso e pensa:

“Tenho apenas uma moto e um entregador. Não preciso desse tipo de gestão.”

Será?

Talvez ele não precise do mesmo sistema.

Mas precisa das mesmas respostas.

Quanto está gastando de combustível?

Quantas entregas são feitas por dia?

Qual região concentra mais pedidos?

Quanto tempo leva cada entrega?

Quanto a entrega representa no custo do produto?

Existem horários ociosos?

Quando será necessário contratar outro entregador?

Essas informações também são importantes para uma empresa com apenas uma moto.

A diferença é que talvez uma simples planilha seja suficiente.

O pequeno pode usar a lógica do grande sem ter o custo do grande

Esse é um ponto fundamental.

Ter postura de empresa grande não significa aumentar despesas ou criar burocracia.

Significa utilizar conhecimento e organização de maneira proporcional ao tamanho do negócio.

Uma grande empresa pode utilizar um software sofisticado para controlar milhares de produtos.

Você pode começar controlando seu estoque em uma planilha.

Ela pode ter uma área inteira de Recursos Humanos.

Você pode criar uma rotina simples de avaliação e treinamento dos seus cinco funcionários.

Ela pode contratar uma grande pesquisa de mercado.

Você pode começar registrando de forma organizada por que seus clientes compram, reclamam ou deixam de voltar.

Ela pode possuir um sofisticado painel de indicadores.

Você pode escolher cinco números importantes e acompanhá-los toda segunda-feira.

Não copie a estrutura. Copie o raciocínio.

Organização não é burocracia

Existe também o receio de que criar processos torne uma pequena empresa lenta.

Pode acontecer, se houver exagero.

Mas processo não deveria existir para dificultar.

Processo deveria existir para evitar que toda vez seja necessário descobrir novamente como fazer a mesma coisa.

Se toda atividade depende exclusivamente da memória do proprietário, existe um problema.

Se ninguém consegue tomar uma decisão quando ele não está presente, existe um problema.

Se cada funcionário executa a mesma tarefa de uma maneira diferente, existe um problema.

Se o dono precisa conferir absolutamente tudo, provavelmente existe um problema.

Uma empresa organizada não é aquela que possui mais formulários.

É aquela que depende menos do improviso para funcionar bem.

E existe outra vantagem: enxergar oportunidades

Quando você começa a registrar informações, algo interessante acontece.

Você passa a enxergar coisas que antes estavam escondidas na rotina.

Descobre qual produto realmente dá dinheiro.

Qual cliente compra mais.

Qual produto fica parado no estoque.

Qual região concentra suas entregas.

Qual funcionário apresenta melhor desempenho.

Em qual horário sua loja vende mais.

Onde está desperdiçando dinheiro.

E onde existe oportunidade para crescer.

Sem informação, muitas decisões são tomadas pela percepção.

Com informação, você pode comparar percepção com realidade.

A empresa grande também já foi pequena

Nenhuma empresa nasceu com milhares de funcionários.

Em algum momento, houve uma primeira venda.

Um primeiro funcionário.

Um primeiro cliente.

Um primeiro veículo.

Uma primeira planilha.

Uma primeira decisão sobre como organizar o negócio.

A diferença é que, à medida que cresce, a empresa é obrigada a desenvolver controles e processos porque chega um momento em que administrar apenas pela memória e pela presença do dono deixa de funcionar.

Mas por que esperar chegar ao problema para começar a se organizar?

Comece hoje com o que você tem

Você não precisa comprar um sistema caro amanhã.

Também não precisa transformar sua pequena empresa em uma multinacional.

Escolha uma área.

Estoque.

Entregas.

Vendas.

Clientes.

Custos.

Atendimento.

Comece a registrar.

Depois, acompanhe.

Compare.

Crie um indicador.

Tome uma decisão baseada naquela informação.

E repita.

Pequenas melhorias de gestão acumuladas ao longo do tempo podem produzir uma transformação enorme.

E se...?

E se você escolhesse uma grande empresa que admira e observasse não o tamanho dela, mas como ela administra aquilo que também existe no seu negócio?

Ela tem clientes.

Você também.

Ela tem estoque.

Talvez você também.

Ela controla custos.

Você deveria controlar.

Ela acompanha resultados.

Você também pode acompanhar.

Ela planeja antes de investir.

Você também pode planejar.

Você não precisa ter o dinheiro, os sistemas ou a quantidade de funcionários de uma grande companhia.

Mas pode aprender com a maneira como ela pensa.

Ser pequeno descreve o tamanho atual da sua empresa.

Não precisa definir o tamanho da sua gestão.

E lembre-se:

toda empresa grande um dia foi pequena. A diferença é que, para crescer, em algum momento ela precisou aprender a administrar como grande.

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